Importancia de la gestión electrónica de documentos en 2021

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Importancia de la gestión electrónica de documentos en 2021

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El contenido de los documentos en las organizaciones de ciencias de la vida está creciendo considerablemente. Como consecuencia, la clasificación manual de los registros hace que el proceso sea tedioso y más propenso a errores, y ahí es donde entra en juego la gestión electrónica de documentos. 

Estas son algunas de las ventajas de las que pueden disfrutar estas organizaciones al contar con un sistema de gestión de documentos electrónicos (EDMS) en la nube.

Reducción de costes

Las organizaciones del sector de las ciencias de la vida producen una gran cantidad de documentos en papel que necesitan ser almacenados a largo plazo. El almacenamiento en papel supone un gasto elevado cuando se combina con los costes operativos de la empresa. Se puede minimizar este gasto con un EDMS en la nube que ayudará a reducir o eliminar el uso del papel. El software también liberará recursos internos y tiempo del personal para ayudarle a centrarse en tareas más productivas y gestionar sus necesidades de expansión de forma más rentable.

Seguridad mejorada

La otra ventaja de trasladar sus archivos y documentos a un EDMS es la mejora de la seguridad. Los casos de violación de datos están aumentando, y su organización necesita proteger los detalles de los clientes y la información comercial sensible con un sistema seguro. El almacenamiento de sus documentos en un sistema electrónico impide el acceso no autorizado a los archivos. También hace imposible que los empleados de su empresa destruyan o tiren documentos importantes.

Las catástrofes naturales, como las inundaciones, los incendios de edificios y las tormentas, pueden destruir los archivos electrónicos y físicos de su organización. Para evitar el tiempo de inactividad de la empresa, puede considerar la posibilidad de contar con una solución de almacenamiento en la nube. Estas soluciones pueden evitar que los archivos de su empresa se pierdan a causa de los desastres porque le proporcionan una copia de seguridad de los datos fuera de las instalaciones. Con un EDMS, disfrutará de la tranquilidad de saber que todos los documentos y archivos de su empresa están seguros.

Seguimiento de versiones

La implementación de un EDMS en su organización puede ayudarle a realizar un seguimiento de las diferentes versiones de los documentos mediante marcas de tiempo. También puede colocar marcas de agua en los archivos según su uso. Por ejemplo, puede tener marcas de agua de copia controlada, confidencial, no controlada o para formación. El mantenimiento de múltiples versiones de archivos con su seguimiento histórico también facilita el proceso de actualización de los registros.

Fácil distribución de archivos y mayor colaboración

La gestión precisa de los documentos es vital para las organizaciones del ámbito de las ciencias de la vida. La preparación manual de los documentos suele ser un proceso que lleva mucho tiempo y requiere un trabajo de colaboración. A menudo se producen retrasos y errores si el flujo de trabajo no está bien racionalizado, lo que hace que los documentos sean menos fiables que los archivos digitales.

Escanear e indexar los archivos antes de subirlos a su EDMS en la nube permite a varios empleados de la empresa editar y compartir archivos simultáneamente. También elimina cualquier posibilidad de discrepancias en los archivos. La facilidad de acceso que ofrece la gestión de documentos de ciencias de la vida en lugares como Egnyte también mejora la colaboración en tiempo real entre los empleados y aumenta la productividad general de la oficina.

Cumplimiento

Las organizaciones que utilizan EDMS para crear, actualizar y mantener registros pueden emplear controles y procedimientos para garantizar la integridad, confidencialidad y autenticidad de los registros electrónicos. Los diferentes controles de seguridad, las opciones de archivo y recuperación y los registros de auditoría permiten autentificar la información almacenada en su EDMS en la nube. 

Además, demuestra el cumplimiento de la normativa y los requisitos establecidos. Por lo tanto, las soluciones de automatización de documentos le darán tranquilidad en el entorno normativo en constante cambio.

Palabras finales

El sector de las ciencias de la vida depende de una sólida gestión documental para seguir siendo competitivo. La automatización de documentos puede mejorar significativamente la forma en que su empresa maneja los procesos de negocio cada día. En todos los aspectos, la gestión de documentos electrónicos puede aumentar la productividad y ayudar a que sus documentos sean más precisos, eficaces y completos.

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